Con la implementación del nuevo Código Procesal Civil, mediante la Ley 402 de 2023, la estructura de servicios comunes evoluciona hacia una figura de mayor jerarquía y especialización: la Oficina Judicial. A diferencia del modelo anterior, que se limitaba al auxilio administrativo, el artículo 55 del nuevo Código Procesal Civil define a la Oficina Judicial como la unidad integral responsable de la gestión procesal.
Mientras que los Servicios Comunes, bajo el Código Judicial, eran dependencias de apoyo administrativo, la Oficina Judicial, bajo el nuevo Código, es el motor que administra el flujo del proceso, incluyendo ahora la gestión del calendario de audiencias y el aseguramiento de las pruebas. Por su parte, la Oficina Judicial se constituye en garante del Expediente Judicial Electrónico (EJE), permitiendo que la justicia transite definitivamente hacia la cero presencialidad y la trazabilidad digital.
No obstante, el nuevo Código prevé que, en aquellas circunscripciones donde aún no opere la Oficina Judicial, estas funciones retornen temporalmente a la secretaría del juzgado, asegurando que el servicio no se interrumpa durante la transición tecnológica.
Con la implementación del nuevo Código Procesal Civil, el Registro Único de Entrada (RUE) se integra como el puerto de entrada estratégico de la Oficina Judicial, conforme al artículo 55. Ya no se limita a recibir documentos en papel; ahora es el validador del Expediente Judicial Electrónico. El acto de presentación ha dejado de ser una diligencia presencial en ventanilla para transformarse en un proceso de incorporación de datos al sistema, donde la digitalización es la regla y no la excepción.
Según lo dispuesto en el artículo 55 del nuevo Código, la Oficina Judicial es la encargada exclusiva de prestar el servicio de calendario de audiencias. Esta tarea ya no es una facultad discrecional de cada despacho judicial, sino que se centraliza para garantizar el uso óptimo de las salas y del tiempo de magistrados y jueces.
Por otra parte, la labor de la Oficina Judicial en las audiencias va más allá de fijar una fecha. Bajo el nuevo Código, esta unidad es responsable de garantizar las condiciones tecnológicas necesarias para la validez de los actos durante las audiencias.
La gran diferencia entre el Código Judicial anterior y el nuevo Código Procesal Civil radica en quién controla el tiempo del proceso. En el sistema anterior, los términos se perdían en la espera de escritos; hoy, la Oficina Judicial impulsa el proceso hacia la audiencia de forma automática.
Por otro lado, una vez que el proceso está listo para la fase oral, la Oficina Judicial asigna el espacio y el tiempo, permitiendo que el juez de conocimiento se desprenda de la logística relacionada con la citación de testigos, peritos y partes, para concentrarse únicamente en la dirección de la audiencia y en la valoración inmediata de la prueba.
En conclusión, la Dirección de Servicios Comunes sentó las bases operativas, pero es la Oficina Judicial la que, bajo el amparo del nuevo Código Procesal Civil, asume la responsabilidad de transformar la administración de justicia en un sistema eficiente, transparente y digitalizado.
El autor es abogado litigante y catedrático.
